Záměrně jsem se nezmínil o dalších záležitostech, aby toho nebylo najednou víc, než je vhodné. Přesto jsou další dvě dovednosti, které jsou nezbytné. Zaprvé je to PŘIPOJENÍ ČASOVÉHO RAZÍTKA a zadruhé OVĚŘENÍ PODPISU. Na těchto dvou záležitostech představím firmu Software602, která je v tomto ohledu podle mého mínění nejdál, a to jak z pohledu praktických aplikací, tak z pohledu lidského. Jejich řešení jsou jednoduchá a tím i použitelná.

Hned na začátku doporučuji najet na stránky www.secustamp.com a stáhnout si Print2PDF.

Program se nainstaluje jako tiskárna, která vytváří PDF soubory a hned při vzniku souboru jej může opatřit jak elektronickým podpisem, tak časovým razítkem. Lze také na PDF soubor klepnout pravým tlačítkem myši a zvolit "Podpis & časové razítko." Nebo lze klepnout na ikonu Print2PDF na ploše a nastavit tyto volby:

Program je velice intuitivní a umožňuje mimo jiné umístit viditelnou značku podpisu kdekoliv na stránce a při otevření souboru ihned graficky (zelená fajfka) zobrazit výsledek ověření podpisu. Obě tyto věci jsou velmi důležité při překonávání mentálního bloku při používání elektronického podpisu.

Kouzelné je, že stejné věci můžete dosáhnout třemi různými cestami. Print2PDF jako tiskárna, nabídka přes pravé tlačítko myši a přímým spuštěním programu.
Časové razítko je značka, která je při podepsání souboru připojena k elektronickému podpisu a dokládá, kdy k podpisu došlo. Časové razítko poskytuje akreditovaná organizace. Po připojení časového razítka nebude možné ani po letech zpochybnit obsah a autora dokumentu. Obě strany jsou tak bezpečně chráněny.

Společnost Software602 používá tzv. miniaplikace, neboli formuláře, pomocí kterých lze elektronicky podepisovat, připojovat časová razítka, ověřovat podpisy, řídit koloběh dokumentů ve firmách a ještě mnohem více. Běhovým prostředím pro tyto aplikace je Form Filler, který si stáhněte z www.secustamp.com a nainstalujte jej. Miniaplikací pro podpis, časové razítko a ověření je formulář jménem SecuStamp Sign Master.

Oba dva nástroje stáhněte a nainstalujte.

Ke všemu, co potřebujete, se dostanete klepnutím na ikonu na ploše.
Otevře se zmíněná miniaplikace – funkční formulář … vyberete soubor PDF a …

…buď podepisujete, nebo podpis ověřujete. Jedno klepnutí a máte vystaráno.

Časové razítko je za poplatek a to maximálně 2,-Kč. Na stránkách www.secustamp.com lze snadno kredit časových razítek dobít.

Po ověření podpisu se objeví zpráva …

Jak snadné.

Klepnutím na záložku dole na stránce …

… lze zobrazit a vytisknout ověřovací doložku.

Jak by to mohlo být ještě jednodušší?

Důležité je nebát se toho, pořídit si certifikát – pero pro vytváření elektronických podpisů, nástroje od Software602, vše si bezplatně vyzkoušet a pak prostě podepisovat. Form Filler a Sign Master lze stáhnout ze stránek www.secustamp.com i v přenosné verzi pro USB disk. Jednoduše tak můžete svým klientům bez instalace zkopírovat nástroj pro ověření podpisu jedním kliknutím, čímž překonáte jejich případný mentální blok. Většinou to dopadne tak, že všichni po překonání zažitých pravidel rychle přejdou na jednodušší, snadnější způsob života. Dokonce je možné u Software602 objednat výrobu inteligentních formulářů – miniaplikací, kterými budete řídit oběh dokumentů ve firmě. Schvalovací procedury se tak zrychlí a zjednoduší, že návrat k papíru bude připadat jako návrat do pravěku.

Tím končí to podstatné, co jsme si měli sdělit. Ještě dále napíšu pár věcí, ale pokud se nechcete zbytečně unavit, tak tady už raději skončete.

Nejprve bych rád vysvětlil, proč je časové razítko na podpisu tak důležité a jak vlastně probíhá ověřování. Jak jsem již napsal, podpisový certifikát je jako tužka, která je identifikovatelná a byla poskytnuta konkrétní osobě k podepisování. Celý proces zajišťuje akreditovaná organizace, např. Česká pošta, nebo I. CA. Certifikát má však časově omezenou platnost a to buď tak, že jeho platnost skončí po uplynutí určité doby, nebo tak, že jej zneplatní samotná osoba, která certifikát vlastní. Například se bojí, že by mohl být zneužit po krádeži notebooku apod. Proto v pravidelných intervalech vydává certifikační autorita seznamy zneplatněných certifikátů. Bez časového razítka není jasné, jestli byl dokument podepsán v době platnosti certifikátu. Při použití časového razítka je prokazatelné, že podpis byl připojen v době, kdy certifikát vlastnila a používala konkrétní osoba.

Stejně tak ověřování podpisu není jednoduché. Software, který ověřování provádí, se musí spojit s certifikační autoritou, která vydala podpisový certifikát a ověřit, že nefiguruje na seznamu zneplatněných certifikátů. Dále také ověřuje důvěryhodnost časového razítka. PAk podle HASH otisku souboru spojeného s podpisem zkoumá, zda obsah souboru zůstal absolutně nezměněn. HASH otisk souboru je řetězec písmen a čísel, který je jakoby otiskem prstu. Složitým šifrovaným algoritmem se projde každý bajt souboru a výsledkem je zmíněný HASH otisk. Změna jediného znaku v dokumentu by vedla k naprosto odlišnému HASH otisku celého souboru.

Takže to, co jsem ve dvou článcích popsal jako uživatelsky velmi snadné a jednoduché, je ve skutečnosti velmi důmyslný a složitý proces a cílem maximálně zaručit neměnnost dokumentu a jednoznačnou autentizaci autora a dokonce i času podpisu. Teď to můžete porovnat s obsahem tiskoviny sepnuté koníkem a podškrábnuté někde dole na jedné ze stran.

Zmíním také jednu věc, která je právně naprosto v pořádku, je zcela zdarma, lze ji provádět neomezeně dlouho a nestojí vůbec nic. Je to způsob, kdy dokument předáte elektronicky, jako soubor a k němu dáte papírovou, ručně podepsanou doložku, že jste autorem souboru. Na doložce je uveden HASH otisk, který zaručuje, že se jedná o konkrétní soubor a to, že se jeho obsah nezměnil. Podpis na papíře, byť je to pravěký způsob, plně postačuje. Co je smyslem? Některé revize, zvláště karty spotřebičů apod. jsou elaboráty na desítky stran. Je jednodušší uchovávat tato data elektronicky a na papíře jen potvrzení autorství. Můj nový program na revize spotřebičů a na "klasické" revize (zveřejním a popíšu), budou umět vytvořit a vytisknout takovou doložku na jedno kliknutí myší.

Ještě dvě věci stojí za zmínku. Pokud pracujete s dokumenty v elektronické podobě, je nutné umět soubory archivovat a zálohovat. Pro archivaci souborů jsem vytvořil již několik programů a další se připravují. Smyslem je, umět se dostat rychle k těm správným datům. Dnes vzniká každý den tolik dat, kolik vzniklo od počátku světa do roku 2001. Nelze tedy házet všechny dokumenty do stejné složky na PC a vytvářet kupu čehosi. Stejně jako je dobré mít běžné věci ve skříních, uspořádány na policích, stejně tak je nezbytné mít vlastní strukturu složek na PC a svůj systém pojmenovávání souborů, abyste se v nich vyznali. Mé programy pak umí k jednotlivým souborům přidat potřebné informace a dále v nich vyhledávat, aby bylo k dispozici ihned to, co právě potřebujete. Další důležitou věcí je zálohování. Není otázkou jestli, ale kdy zkolabuje harddisk ve vašem PC. Nejlepší záloha je na externí harddisk. Vynikající pomůckou pro zálohovánwí je např. software ACRONIS TRUE IMAGE. Za cca 1.000,-Kč máte po starostech a to jak s daty, tak se systémem. Vletí-li vir do systému, za 15 minut máte systém přeplácnutý pár týdnů starou zálohou a pokračujete vesele dál.

Na závěr přeji skvělou technologii pro práci s elektronickými dokumenty a přání, aby se technologie nestala cílem ale cestou.