AED! Zařiďte si novou kancelář

Mojí představou je prostorná místnost, velké okno, mnoho světla, luxusní nábytek, velmi drahý pracovní stůl s perfektním počítačem a za ním já. Skutečnost je maličko jiná, ale každý z nás si může novou kancelář zřídit a zařídit (a potom ji zřídit) ještě letos.

Trendem dneška je elektronická forma dokumentů, elektronická pošta, elektronický asistent, jen kafe zůstalo stejné. Na trhu se objevily programy, které mají nahradit skříně, šanony, dokumenty. Takovým programům se říká elektronická kancelář. Smyslem je, aby přestaly existovat sklady dokumentů, které přecházejí těsně po svém zrodu do období svého zaslouženého odpočinku a jen tak leží a vyčkávají kdyby něco. Orientace a manipulace bývá náročná, zvláště pro lidi s pohodovým přístupem k životu. Elektronická kancelář má udržovat pořádek v dokumentech (nebo tak alespoň navenek působit), má zajistit rychlý přístup k hledanému souboru, případně ho vytisknout, odeslat apod.

Obecně to funguje tak,
že nějaká aplikace shromažďuje soubory na předem určené místo, případně jen sbírá odkazy na ně a umožňuje přiřadit k nim další doplňující informace. Ty slouží především k vyhledávání a také k přiblížení obsahu, ještě před jeho zobrazením. Zajišťuje také ochranu dokumentů a to před jejich změnou nebo také ztrátou. Jedná se o filtr v přístupu různých uživatelů a zálohování.

Rád bych představil dvě aplikace, které jsou dnes na trhu, ale zcela jistě se objeví další. Je to směr, který je dnes značně preferovaný.

První aplikací je ELO Office,
která byla představena na letošním Invexu a také v časopise Chip 10/2003. V DVD příloze byl instalační balík a pokud jste poslali e-mail na adresu Chipu popsanou v článku, získali jste licenci pro soukromé použití zdarma, s omezením na 1500 dokumentů. Z vlastních zkušeností vím, že bez přečtení nápovědy se hnete jen těžko. Program je ale dobře uživatelsky připravený a práce s ním rychle přejde do krve.
Nejdříve je potřeba pochopit princip práce s programem. Pokud vytvoříte nějaký dokument, můžete jej odeslat z místa kde existuje, přes nabídku pravého tlačítka myši, do zásobníku ELO. Pokud píšete ve Wordu nebo Excelu, nemusíte soubor ukládat na disk, ale rovnou ho poslat do ELO. Ze zásobníku je dokument uložen do databáze a jsou k němu připojeny poznámky, texty pro vyhledávání a je také nastaveno pro koho bude viditelný a k dispozici. Tento kvalitní nástroj je k mání na DVD k CHIPu 10/2003.
Vadily mi však dvě věci.....
Zaprvé to, že program soubory přejmenoval na názvy typu 0023003.doc a uložil si je do své složky pro archivaci a zadruhé právě ty přístupová práva. Podle mne jsou přístupová práva v programu navíc, když přístup k souborům vyplývá již z nastavení ve Windows nebo sítě. Přejmenování souborů může být velmi nevýhodné ve chvíli, kdy chcete pracovat se soubory klasicky, nebo je spravovat z jiných aplikací. Katastrofou by bylo zhroucení ELO bez zálohy databázového souboru, ve kterém je zaznamenáno k čemu náleží jednotlivé technické názvy souborů.

Druhou aplikací ....
Výše uvedené skutečnosti mne přivedly k myšlence vytvořit si vlastní jednoduchou aplikaci (raději utilitu). Udělal jsem si AED nebo-li archiv elektronických dokumentů.

Hlavním polem je pole Soubor do kterého lze vložit hypertextový odkaz na soubor. Je rozumné ukládat si soubory do složek, které mají nějaké smysluplné uspořádání. Soubor lze vložit prostým výběrem, lze vytvořit nový výběrem z připravených šablon nebo lze zkopírovat jiný soubor.

Z AED můžeme se soubory běžně pracovat, to znamená:

• Do databáze lze soubory přidávat i hromadně po celých složkách.
• Ke každému souboru můžeme připojit Text nebo-li stručný popis, dále pak pětipoložkový klíč (např. 2003 – Revize – Ostrava – SBD – Havlíčkovo náměstí).
• Program umí záznamy filtrovat.
  Lze zadat např. hledej Ostravu v kterémkoliv z klíčů nebo hledej rok 2003 v prvním a Ostravu ve třetím a program zobrazí jen záznamy odpovídající vyhledávacím kritériím. Program filtruje také dle toho, zda jsou dokumenty rozpracovány, dle datumů pro připomenutí a nabízí další funkce pro profesionální práci s databází.
• Organizér revizí
  Vzhledem k tomu, že je možné každý záznam spojit s určitou firmou, můžeme AED využít i jako organizér revizí a zakázek a může a nemusí být spojen hned s nějakým souborem.
• Vzhledem k trendu doby, používat elektronické dokumenty místo papírových, program umožňuje zabezpečení elektronickým podpisem, záznamem o hash otisku souboru nebo časovým razítkem.

Nahradit klasickou kancelář elektronickou, nebo klasickou vylepšit o elektronickou se jistě vyplatí. Možnost používání elektronické formy přináší komfortní a pohodlný přístup k datům. Smyslem je aby se profesionál věnoval své profesi a ne administrativě. Faktem je, že tento nový pohled na administrativu vyžaduje vyzkoušet nové věci. Ale v tom je to skvělé. Vše lze napřed vyzkoušet než se definitivně rozhodneme pro pokrok, který jde nezadržitelně dopředu s námi i bez nás, nebo zda zůstaneme v minulém tedy 18ém století. Je dneska 19. stolení ne?

Demoverze....
....pro ty, co mají Access 2000 nebo vyšší verzi. (50 spuštění) - 2,4 MB. Ti co mají jen Access 97 nebo nemají žádný si musí objednat CD s demoverzí (100,-Kč). V případě objednávky se těchto 100,-Kč odečítá.

Cena:
Jak jste si jistě povšimli, ceny mých produktů se drží na velmi pozitivní hladině. I cena tohoto software je přístupná, za tento výčet.....