Jak psát, nepsat e-mail!

Podobně jako se k sobě chováme na ulici, tak existuje etika v elektronické komunikaci, ať se již jedná o e-mail nebo třeba krátké textové zprávy. Existuje hodně uživatelů, kteří se bezhlavě pouští do komunikace aniž by tušili, že v některých případech nekonají dobře.

Co je dobré mít na paměti?

• Elektronická zpráva se může snadno dostat do rukou někoho jiného, než kterému byl adresován. I přes to, že adresát e-mail obdrží může být zaslána kopie této zprávy dalšímu adresátovi i přes to, že jej v hlavičce nevidíte.
• Slohový styl e-mailu je velice ošemetná věc! Dejte si pozor, zda způsob, který jste zvolili nemůže mít další jiný výklad. Takto dochází poměrně často k hrozným nedorozuměním. Pokud užíváte sarkasmů,  humoru, tak opravdu opatrně. Bez možnosti sledování očí, tváře, mimiky může být vaše zpráva chápána jako kritika.
• Do těla e-mailu pište krátkou a stručnou zprávu k věci. Obsáhlejší sdělení připojte v příloze. Ne každý si může dovolit ihned číst několikastránkové romány.
• Formulář e-mailu má několik políček. Do kterého co napsat?
  do položky To: (komu) napište adresáty, od kterých čekáte, že vám odpoví
  do položky CC: (kopie) napište uživatele, kterým dáváte zprávu na vědomí, ale nečekáte od nich žádnou reakci
  do položky BCC: (skrytá kopie) dejte ty lidi, o kterých nemá původní adresát (tj. položky To: a CC:) vědět
  do položky Subject: (věc) vypište věc, ve které se na adresáta obracíte; maximální délka 70 znaků, doporučeno 30
• Řetězcové zprávy typu hoax. Jedná se o falešné, poplašné zprávy, např. o novém typu viru nebo o hledání krevní skupiny. V prvním případě informace o nových virech jsou zbytečné, protože každý den vzniká na světě několik nebezpečných virů. V druhém případě pokud se hledá dárce krve existuje mnoho jiných spolehlivějších způsobů než je zrovna tento. Všechny takové zprávy mají společný jmenovatel, vybízí vás k rozeslání dalším známým, přátelům.....
• Při odpovědích odpovídejte nahoře! Nenechte ostatní ať se musí prorolovat až na samý konec.
• Podobně jako u tvorby www stránek, tak i u typu písma a barev v e-mailu platí, že méně je více. Barevný cirkus s šíleným pozadím nemusí vždy zaujmout.
• Dnes zpravidla již můžete používat v komunikaci diakritiku bez obav, že by ji druhá strana nemohla dekódovat. Ovšem pokud si píšete s celým světem je vhodnější "hacky a carky" vynechat.
• Pokud obdržíte e-mail a nemáte zrovna čas na odpověď, je dobré stručně krátkou zprávou oznámit, že berete příjem na vědomí.
• Než dopis odešlete znovu a znovu si jej přečtěte. Poprvé pro sloh a po druhé pro odstranění chyb!
• Pokud je váš rozhovor o třetí osobě, dobře zvažte co o ní píšete! Zaslání kopie je velmi snadné!
• Pokud uvádíte jako svůj kontakt e-mail, zavazujete se k tomu, že jej budete číst! Nikoliv jednou za měsíc ale jednou denně.
• Pravopis. Nevěřili byste kolik lidí nezná svou mateřštinu! Pokud píšete žádost nebo jiný důležitý dokument, nešťastným překlepem se může domnívat druhá strana, že jste nevychodil ani Základní školu. Viz. např. "mohli bichom, pošlete spět, apod.
• Jako naprosto nevychované je zasílání vám zaslaného osobního dopisu další osobě. Pokud se vám zaslaný důvěrný text objeví (i jako mluvená poznámka) u někoho jiného, máte problém.
• Také je velmi praktické uvádět na konci zprávy své kontakty. Adresát pokud se rozhodne reagovat např. telefonicky to bude mít podstatně snazší.
• Akronymy a emotikony mohou být používány, je vhodné, pro zestručnění, nicméně zprávy, které jsou akronymy přesyceny, mohou působit zmatek a čtenáři být nepříjemné. Příklady některých akronymů:
  • IMHO = in my humble/honest opinion - dle mého skromného mínění
  • FYI = for your information - na vědomí, pro vaši informaci
  • BTW = by the way - mimochodem
  •    :-) = happy face for humor - šťastný obličej, úsměv
• Nespoléhejte se na to, že ten, kdo je uveden jako odesílatel, to vždy musí být on! Je velmi jednoduché maskovat se jako někdo jiný.
• Velikost pošty. Při posílání pošty berte ohled na příjemce. Ne každý je připojen stálým připojením. Někdo může být na vytáčené lince a platit za čas strávený na Internetu, jiný může být stále připojen, ale platit za přenesená data.

Podobně jako u dopisů, tak i u e-mailů nebo SMS postrádá vaše zpráva například tón v hlase, nebo mimiku obličeje hovořícího. Bez těchto průvodních informací se těžko předává ironický vzkaz. A tak podobně jako grafolog zkoumá typ písma, u elektronické pošty zkoumáme jiné prvky. Například velikost písmen. Pouze malá písmena prozrazují, že máte hodně práce. Zlobu, vztek, agresi prozrazují naopak všechna velká písmena. Také existuje mnoho dalších prvků, které prozrazují mnohé o pisateli.

Čtení pošty
Díky nevyžádané poště, která naše schránky zahlcuje stále více, jsme se naučili používat rychlou podmínku zda "číst, či nečíst".

rozhodnutí = odesílatel nebo adresát nebo předmět nebo oslovení

Tak v tomto případě takový e-mail končí v koši. Denně nám přichází desítky různých zpráv a pokud se taková zpráva vyskytne, na 99% je smazána. Proto si dejte práci při psaní pošty. Hromadná blahopřání k Novému roku, která jsou evidentně zaslána více adresátům, prozrazují, že si odesílatel tuto činnost velmi zjednodušil.

Existuje mnoho dalších různých pravidel, které zde neuvádím, ale tyto je opravdu dobré mít napaměti.  Pokud máte někdo dotaz, zeptejte se v níže uvedené diskusi.