Třídění dokumentace
Před tím, než jakoukoli dokumentaci začneme vytvářet, bychom si měli uvědomit, že existují požadavky ČSN na to, jak má být taková dokumentace jako celek uspořádaná. Že existují normativní požadavky na seřazení jednotlivých dokumentů (a tím je myšlen obecný smysl na všech možných médiích, na která lze informace zaznamenávat) podle charakteristického obsahu jejich informací. Tímto tříděním se zabývá ČSN EN 61355-1 ed.2 z února 2009.

Norma zavádí takzvaný DCC kód, skládající se z předznamenání „&“ a z troj-písmenného kódu, kde první písmeno kódu určuje obor (pro elektrotechniku je to E, viz Tabulka A.1 této normy), druhé písmeno kódu určuje hlavní třídu (těch je 11, viz Tabulka A.2 této normy) a třetí písmeno kódu pak určuje podtřídu (jakési podrobnější členění hlavních tříd, viz Tabulka A.2 této normy). Norma uvádí, že Dokumenty musejí být zatříděny alespoň ve dvou úrovních, a že Dokument musí být spojen s hlavní třídou a odpovídající podtřídou, když se hlavní charakteristický obsah informace o dokumentu shoduje zcela nebo alespoň částečně s popisy hlavní třídy a podtřídy.

Každý dokument (technická zpráva, výkresy, výpočty, apod.) má tedy dle této normy přiřazený jedinečný DCC kód a abecedním seřazením těchto kódů automaticky vyplyne řazení jednotlivých dokumentů v projektové dokumentaci.

Jak na tento požadavek v praxi? Uveďme si výtah nejčastějších položek pro silnoproud:


Samozřejmě ne všechny uvedené dokumenty v tabulce musí být v projektu obsaženy, jedná se pouze o příklad přiřazení kódů a jejich řazení.

Označování dokumentů
Chystanou dokumentaci máme tedy seřazenou, víme, jak by měly jednotlivé dokumenty za sebou následovat. Další požadavek na strukturování dokumentace najdeme v úvodu ČSN EN 61082-1 ed.2 z února 2007, která v kapitole 4.4 říká, že: Každý dokument musí být v rámci určitého kontextu označen alespoň jedním jednoznačným identifikátorem. Obdobný požadavek najdeme i v normě ČSN EN ISO 7200 ze září 2004, kde je v článku 5.1.3 uvedeno: Identifikační číslo dokumentu slouží k odkazu na dokument. Identifikační číslo dokumentu musí být výlučné alespoň v podniku stejného vlastníka.

Z hlediska těchto požadavků je např. nevhodné velmi časté označování dokumentů části elektro jako E1, E2, E3, atd. Když budu hledat výkres E3, kolik jich mezi všemi svými projekty najdu? Jeden jediný nebo jich budou desítky? Pokud víc než jeden, je splněn požadavek na jednoznačnost?

Jak na tento požadavek v praxi? Každý dokument, který vytvořím, musí mít jedinečné označení. Je vhodné vést nějakou evidenci nebo mít nějaký klíč, podle kterého budu umět daný dokument jednoduše dohledat. Někdo zavolá ze stavby, že se potřebuje pobavit nad výkresem XYZ, tak abych jej uměl jednoduše rychle najít. Z tohoto hlediska není od věci, aby označení dokumentu např. obsahovalo i zakázkové číslo, podle kterého se jednoduše zorientuji.

K tématu označování dokumentů, konkrétně pak v elektronické podobě, bych si dovolil ještě jednu poznámku. Nevím jak dlouho, ale už nějaký čas Windows umožňují používat v názvech souborů více než 8 znaků (snad 256 znaků?). Je takový problém nazvat daný soubor XYZ – Technická zpráva, než jen XYZ? Pak člověk nemusí otevírat desítky dokumentů jen proto, aby našel, co hledá.